Les retards de paiements s’accumulent, la trésorerie baisse ! Que faire ?
Relancer ! C’est l’une des solutions qui s’offre à vous si vous souhaitez retrouver rapidement de la trésorerie.
Les dispositifs de relance de recouvrement de créances
Quels dispositifs existent pour faire de la relance client ? Quels moyens sont les plus efficaces ? Faut-il privilégier l’écrit avec l’envoi de mail ou de courriers ? Faut-il plutôt appeler directement la personne pour discuter des différentes solutions envisageables pour effectuer le recouvrement des créances ? Quel rythme mettre en place lorsque j’effectue de la relance ? Quand faut-il s’arrêter et envisager une autre voie légale ?
Autant de questions qu’il va falloir répondre pour chacun de vos clients. En effet, chaque société a ses spécificités, à son propre management, sa propre gestion des équipes, des finances. Ainsi, tous les clients sont différents, les habitudes du métier font que la méthode d’une entreprise ne peut obligatoirement pas se copier à l’identique dans une autre.Pourtant quelques principes majeurs doivent être respectés.
Les grands principes de la relance de recouvrement de créances
- Veiller à ce que les comptes clients soient bien tenus :
Il faut ainsi vérifier par exemple que la facturation est régulière. L’imputation des paiements doit être rapide et exacte. Ce sont ce genre d’éléments qui doivent mettre en alerte et permettre d’identifier de futurs retards de paiements.
- Savoir qui s’en occupe quand :
Il est nécessaire et important d’avoir un contact privilégié afin d’établir une relation de confiance. Cela permet de plus d’accélérer les procédures et d’éviter les erreurs.
- Fixer la méthode en utilisant les différents outils possibles et en les adaptant à la clientèle :
Lorsque que le dispositif de relance de recouvrement de créances se met en place, il faut alors bien identifier les meilleurs canaux de communication à utiliser avec le client.
Il faut ainsi analyser l’historique de l’entreprise pour comprendre comment elle communique : téléphone, mail, … pour être le plus efficace possible et obtenir rapidement le recouvrement des créances.
Ce qui marche avec un client ne marchera peut -être pas avec un autre. Chaque entreprise et personne est unique et il faut s’avoir s’adapter à son interlocuteur tout en gardant en mémoire l’objectif final.
- Traiter rapidement les remarques ou litiges remontés par les clients à la suite des relances
En effet, il ne faut pas laisser une mauvaise relation s’installer entre ses clients et leurs clients. Il est important de pouvoir conserver des relations commerciales durables. C’est pourquoi, nous conseillons de ne jamais culpabiliser un client qui serait en procédure de relance de recouvrement de créances. Il faut savoir comprendre les situations, être flexible pour mieux repartir.
- Avoir une limite dans le temps et savoir d’avance quelle suite donner si la relance n’est pas efficace.
Lorsque l’on s’engage dans une procédure de relance de recouvrement de créances, il est nécessaire de définir d’emblée une limite de temps.
Cela permet de cadrer la procédure et d’avancer par étape, en ce laissant le temps d’explorer tous les dispositifs et moyens existants en gestion de relance avant d’envisager par exemple de passer par une voie judiciaire.
Néanmoins, définir une date permet aussi de faire avancer le dossier et de répondre à la demande de son client qui est de récupérer de la trésorerie et de se faire payer. Laisser traîner un dossier peut aussi envoyer les mauvais signaux auprès du client et de son client.
- Utiliser un outil qui permette de connaître l’historique des relances pour chaque client
En effet, cela vous permettra ensuite si votre client vous sollicite à nouveau sur d’autres dossiers de relance de recouvrement de créances d’être encore plus efficace et de gagner du temps. En effet, vous aurez l’avantage de connaître l’historique de l’entreprise et de comprendre son mode de fonctionnement.
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Ainsi, d’un métier à l’autre, la solution sera différente. Votre entreprise évolue. Vos méthodes de relance doivent en faire autant. CATCH peut vous accompagner tant sur l’organisation que sur la réalisation de vos relances.
Un besoin d’accompagnement et de formation sur la gestion de la relance client ? Un besoin de traiter des dossiers de recouvrement de créances ? Contactez-nous.
